赞助医疗保健计划的雇主知道,他们必须遵守《健康保险可移植性和问责制法》(HIPAA)的各种规定。

其中之一是,您必须通知所有收集医疗信息的人,无论是直接或间接(例如填写处方时) - 他们的隐私权。该通知通常是通过分发“隐私惯例通知”来执行的,该通知有时也称为“信息实践通知”。

关于HIPAA隐私惯例通知的一些常见问题是:1)应该多久更新一次?2)什么时候应该向计划参与者分发更新的通知?

物质变化

好消息是,您不需要根据年度截止日期更新通知。但是,最新的通知必须准确描述:

  • 您的计划的使用和披露受保护的健康信息(PHI),
  • 参与者的HIPAA权利,以及
  • 该计划对PHI的法律职责。

因此,只要对其中所述的任何信息或隐私惯例进行“材料”更改,就必须立即修改通知。除非法律要求,否则在通知中反映了计划之前,无法实施对计划的材料更改。

不幸的是,HIPAA法规并不能定义何时发生变化。在2000年隐私规则的序言中,美国卫生与公共服务部(HHS)鼓励被HIPAA覆盖的实体参考其他通知法,以了解重要性的概念。给出的一个例子是,根据《雇员退休收入安全法》,通常如何为摘要计划描述定义物质更改。此外,HHS认为2013年Omnibus法规的更改是物质,当时需要更新的通知。

当事件发生时,请仔细评估HIPAA规则的修订,以确定它们是否是物质的,需要更改您的通知。对计划操作的修订,例如在指定记录中允许某人访问PHI的新程序,也可能需要更新通知。

更新的截止日期

HIPAA规则建立了截止日期,您的计划必须通过其中分发包含材料更改的更新通知。要求根据您的计划是否维护网站而有所不同。

如果您的计划有一个网站,那么您可以按照物料更改的生效日期将其发布在计划网站上,以满足分发更新通知的要求。然后,您必须在计划的下一次年度邮件中,提供更新通知的纸质副本,或有关物料更改以及如何获取修订通知的信息。

如果您的计划没有自己的专用网站,则必须在修订后60天内向参与者提供修订后的通知或有关物料更改以及如何获取修订通知的信息。

注意:除非参与者同意仅接收电子通知,否则始终需要邮寄纸质副本。

重要组成部分

HIPAA隐私惯例通知是每个医疗保健计划的重要组成部分。但是,很容易忽略。我们可以帮助您评估您组织提供或考虑的任何员工福利的成本和风险。

________________________________________________

我们强烈建议您与米勒·卡普兰(Miller Kaplan)顾问会议,以了解您的特定188金宝搏官网下载app情况以及这可能如何影响您。